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施工合同履约证据管理的标准化和清单化

2018-07-24

 

施工合同履约证据管理的标准化和清单化

是施工企业提高自身管理能力的必由之路

合同履约证据清单,涵盖了商务类清单、物资类清单、工程类清单、技术/质量类清单、安全类清单、财务类清单、综合类PPP项目清单等各种类型。施工合同履约证据管理的标准化和清单化,是现代建设工程履约管理的基础工具,其具有高效率、可量化、易操作等特点,是施工企业提高自身管理能力的必由之路。

一、履约证据管理的标准化有助于提高管理效率、推动有序发展

提高履约证据管理能力的利器之一就是标准化,这是指在工程实践中,通过各个管理部门的协同,对重复性的事物、概念、文件、资料,通过制订、发布和实施标准达到统一,便于重复使用,以获得最佳证据管理秩序和企业效益的管理行为的标准和操作规范。

履约证据管理的标准化最典型的表现形式之一即履约证据清单,即将建设工程履约过程中常见的过程资料、往来文件中具有共性和重复性的部分提取出来,制作相关模板,编号归档,形成履约证据清单。企业在项目管理过程中涉及清单中的相应项目时,可以直接选用。

1、履约证据清单有助于降低专业壁垒、促进专业融合。建设工程各个专业间存在较为厚重的专业壁垒,而通过制定统一标准,将各类型文件分门别类,将其共性及使用要点进行提取并说明,可以直观有效地明确某一类型文件的重点、难点及适用特点,方便各个专业人员使用。各专业人员即使对其他专业的知识并未充分了解,也可以通过标准文件的套用,来达到预期的证据管理效果,减少了过程中出错的可能,提高了证据资料的制作质量。

2、履约证据清单有利于保证证据质量,降低管理成本,提高管理效率。传统模式下,证据管理质量往往依赖于少数管理人员的自身能力水平,致使证据管理质量往往参差不齐、良莠不一。而制定履约证据清单,实际上是将优秀的证据管理人才的思维、知识、经验、能力物化为可重复利用的标准化模板,且可以通过不断的实践使用,发现问题、解决问题、完善模板,最终实现自我进化,真正将管理人才的管理能力整合入企业的管理能力中,切实完善地构建企业自身的管理能力水平,并实现自我提高。

3、履约证据清单有利于量化指标,推动企业证据管理有序发展。

传统模式下,由于没有统一的标准化履约证据清单,各个项目的履约证据成果具有较大的随机性,公司主管领导难以对所有文件逐份考察,并作出绩效评价,事实上导致证据管理无法列入绩效考核机制,不利于员工证据管理的积极性,更不利于整个企业证据管理工作的进行。

而完善、标准的履约证据清单是一类可以明确量化的管理指标,可以将清单的落实程度作为绩效考核的一大标准,推动企业证据管理的有序发展。

二、施工企业须结合企业管理需求建立、健全履约证据管理清单

随着我国经济的发展,建筑业也进入了高速发展的时代,正走到了从劳动密集型盈利模式走向技术管理型盈利模式转变的拐点。没有足够的履约管理能力的公司是无法在新时代立足的,而履约证据管理能力正是公司履约管理能力的重要组成部分。建立、健全履约证据管理清单是公司提高自身管理能力的必经之路。

1、建立、健全履约证据管理清单需要企业全体人员的共同、长期的努力,是不断积累的过程。施工企业履约证据管理清单是多专业、多流程、多渠道的共性总结,不是一朝一夕、一兵一将可以迅速而又独立完成的工作,清单的建立健全是一个漫长的不断总结不断完善的过程。企业需要不断在工程实际证据管理经验和司法实践中的经验教训中不断对清单进行补充完善。

2、履约证据管理清单不能机械适用,需要结合工程实际,合理调整。标准化证据管理不等于机械化证据管理,不等于照本宣科。建设工程履约过程除了共性还有个性,由于发包人、分包人、承包方式、合同约定条件、工程项目实施条件等项目实际情况的不同,要因地制宜地对部分履约资料模板内容应进行适当增删或调整。

3、履约证据管理清单需要明确证据管理的直接主管部门,避免无人管理、多头管理。履约证据管理虽然需要履约过程中的所有参与部门、参与人员的共同协作,但其还是应当明确直接主管部门,坚持编制责任落实到人,既要避免无人管理,更要避免多头管理,防止多部门之间踢皮球、扯皮的现象,最终导致证据管理流于形式。要求履约资料管理要做到文函编码、分类入盒、规范借阅、分级保管、及时归档,以便更好地发挥履约资料模板助推安全履约、创效降本的作用。

三、施工企业应加强履约证据管理清单应知应会的实务培训

履约证据管理清单虽然是标准化的资料制作模板,但其使用并非完全没有门槛,如果不能对其在工程履约过程中的作用、法律性质、适用范围、制作要点等进行必要的了解,是难以准确地适用的,也难以充分发挥其作用,更难以在工程实务操作中做到依据项目特点、项目实际进行合理恰当的删改、调整。故企业应当建立与履约证据管理清单想匹配的公司、区域、项目三级实务培训制度。

履约证据管理的标准化、清单化是现代建设工程履约管理的基础工具及基本管理理念之一,其具有高效率、可量化、易操作等特点,是施工企业提高自身管理能力的必由之路。建设施工企业应当重视该项工作,将证据管理清单贯彻落实到项目实践中去,通过实践使用的不断反馈,自行修正完善证据管理清单,持之以恒,必然能将自身的证据管理能力提高到一个新的高度。

法务部    周杨

2018720

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